Brief strony internetowej – jak określić wymagania oraz uniknąć nieporozumień?
Planując kupno samochodu mamy zwykle bardzo sprecyzowane wymagania. Wymarzony model, silnik, wyposażenie, czy kolor. Warto przedstawić sprzedawcy konkretne oczekiwania, co zwiększy szansę, że nie wyjedziemy z salonu „nowoczesnym i rodzinnym” Fiatem Multipla.
Przedsiębiorca zlecający wdrożenie strony internetowej jest w podobnej sytuacji. Samo hasło - potrzebuję strony dla mojej firmy niewiele mówi o projekcie. Potencjalny wykonawca będzie potrzebował wielu dodatkowych informacji, by przedstawić odpowiednią ofertę. Dlatego lepiej od razu zebrać wszystkie możliwe do określenia oczekiwania w jedną całość i stworzyć tzw. brief strony internetowej. Dokument, który precyzyjnie określa potrzeby, oczekiwania i cele projektu. Im bardziej szczegółowy brief, tym mniejsze ryzyko nieporozumień i błędnych założeń. Zaoszczędzi to czas jednej i drugiej stronie. Przedsiębiorca może przesłać raz sporządzony brief, wielu agencjom, by potem porównać oferty i wybrać najlepszą. Zaś wykonawca nie traci godzin, na często zbędną korespondencję i wyciąganie potrzebnych mu informacji. Co zatem powinien zawierać brief strony internetowej?
Podstawowe informacje o firmie
Strona WWW dla zakładu pogrzebowego będzie wyglądać zupełnie inaczej niż witryna zespołu weselnego. Dlatego należałoby na początku przedstawić nazwę, krótką historię działalności i cechy charakterystyczne firmy. Czym się zajmuje, gdzie działa, jakie ma cele i wartości, co ją wyróżnia na tle konkurencji w branży? Istotną informacją może być też target tj. grupa docelowa (demograficznie i geograficznie), do której skierowana jest oferta. Jeśli Twoja firma ma już stronę, podaj jej adres i napisz dlaczego chcesz ją zmienić.
Główne założenia i cele projektu
Są firmy, które działają głównie lokalnie, a strona internetowa, to jedynie miejsce gdzie można znaleźć dane kontaktowe lub godziny otwarcia. Z drugiej strony są przedsiębiorstwa internetowe, które działają całkowicie cyfrowo, a ich wynik finansowy jest wyraźnie zależny od skuteczności strony internetowej. Potrzeby i cele tych podmiotów różnią się diametralnie, więc warto określić w briefie, jaką funkcję ma pełnić planowana strona. Czy potrzebujesz internetowej wizytówki z prezentacją portfolio, czy może rozbudowanego sklepu internetowego o globalnym zasięgu?
Ogólny opis funkcjonalności strony
Wszystkie nietypowe funkcje, poza wyświetlaniem tekstu i kilku obrazków wymagają dodatkowej pracy programisty. Dlatego zbiór funkcjonalności należy umieścić w briefie. Przykładami takich funkcjonalności mogą być: blog, galeria zdjęć, formularze, systemy rezerwacji, sortowanie produktów, dodatkowe wersje językowe strony, newsletter, certyfikat SSL, integracje z zewnętrznymi serwisami itd. Warto podać przybliżoną liczbę podstron. W tym punkcie można też zawrzeć uzupełniające usługi, potrzebne po wdrożeniu strony. Takie jak hosting, aktualizacje, opieka nad stroną, pozycjonowanie.
Treść strony
Gotowe teksty dostarczamy wykonawcy strony lub zlecamy ich stworzenie copywriterowi. W obu przypadkach trzeba wcześniej przemyśleć strukturę witryny i obszerność treści. Sam tekst będzie można zawsze zmienić i poprawić, nawet po wdrożeniu strony, ale jego długość jest silnie powiązana z layoutem i ma wpływ na wcześniej określony kształt strony. Warto ustalić już na początkowym etapie, kto dostarcza teksty, materiały, czy ewentualne tłumaczenia dla dodatkowych wersji językowych.
Wygląd strony, inspiracje i preferencje estetyczne
Jeśli posiadasz logo i księgę znaku to koniecznie wspomnij o tym w briefie. Wszystkie instrukcje dotyczące kolorystyki, stylu czy układu strony na pewno ułatwią życie potencjalnemu wykonawcy. Możesz podać kilka adresów internetowych z przykładami tego, co dokładnie trafia w Twój gust i co może zainspirować projektanta. Określ styl który Ci się podoba (nowoczesny, minimalistyczny, klasyczny, odważny itd.) i napisz czego unikać, a webdesigner na pewno to uwzględni.
Należałoby też zaznaczyć, czy posiadasz własne zdjęcia do umieszczenia na stronie. Alternatywą jest skorzystanie z płatnych lub darmowych banków zdjęć. Niektóre agencje mają też w ofercie usługę wykonania odpowiedniej sesji z profesjonalnym fotografem.
Budżet i czas realizacji
Określenie budżetu nie jest wymagane, ale pozwala wszystkim oszczędzić czas. Potencjalny wykonawca wie, co może zaoferować w określonym przedziale cenowym. Przedstawi różne warianty lub od razu podziękuje za współpracę, jeśli budżet nie spełnia jego oczekiwań finansowych.
Warto planować projekty wcześniej, rozsądnie ustalić terminy realizacji i harmonogram prac. Naprawdę kreatywne pomysły zwykle wymagają więcej czasu i uwagi, niż bezmyślne kopiowanie szablonów. Projekty z terminem na wczoraj zwykle są też droższe, bo programista pewnie będzie pracował w nadgodzinach. Może to niekorzystnie wpłynąć na jego zdrowie lub życie rodzinne… Zapewne będzie chciał sobie tę stratę zrekompensować i uwzględni to w kosztorysie.
Solidny brief będzie jedynie drogowskazem, polem do dalszych dyskusji na temat realizowanego projektu. Jest jednak bardzo ważny dla pełnego zrozumienia oczekiwań obu stron. Precyzyjna komunikacja na linii zamawiający – wykonawca, pozwala uniknąć nieporozumień, zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Pamiętaj, że jasno sformułowane założenia, to optymalnie dobrane rozwiązania i gwarancja satysfakcji z efektów współpracy. Im więcej przemyślanych informacji przekażesz wykonawcy, tym większa szansa na sukces.